Bureaux fermés à Lille : avantages et inconvénients

Le bureau privatif est un espace privé convenant aux entreprises qui souhaitent profiter des avantages des centres de coworking. Contrairement à l’open space, le bureau privatif est doté de murs et de cloisons favorisant la confidentialité et l’insonorisation des conversations.

Les bureaux fermés à Lille permettent à vos employés de mieux se concentrer et de ne pas se laisser distraire par les bruits extérieurs (comme les sonneries de téléphones, etc.). Le fait d’être seul peut faire émerger de nouvelles idées et surtout permet de ne pas être interrompu.

Les bureaux fermés à Lille peuvent être considérés comme étant un endroit « sécurisé » pour vos collaborateurs. En effet, être entouré d’autres personnes peut devenir stressant.

Le principal désavantage du bureau privé est son coût. Il est généralement plus coûteux à installer et à entretenir. En plus, il peut nécessiter plus de ressources et d’espace.

Open space à Lille : avantages et inconvénients

L’open space est un plateau ouvert ne disposant pas de couloir ou de cloison. Ce type d’aménagement permet à vos équipes de se réunir dans un seul et unique espace.

L’open space favorise les échanges entre les collègues. Il laisse place à l’entraide, la solidarité et les liens sociaux.

L’autre avantage de l’open space est de vous faire faire des économies. Dans un open space, un salarié occupe 4 à 5 m² en moyenne. Ce qui n’est pas le cas des bureaux fermés qui nécessitent plus d’espace. Autrement dit, un open space peut accueillir beaucoup plus de salariés. Cela est plus rentable pour les entreprises.

L’inconvénient de l’open space est qu’il est plutôt bruyant ce qui peut engendrer une fatigue supplémentaire et un manque de concentration. L’autre désavantage est le manque d’intimité. Dernier point, la transmission de microbes est facile et rapide multipliant ainsi les arrêts maladie.

Open space ou bureaux fermés : comment faire le bon choix ?

Pour choisir, vous devez tenir compte de quelques critères :

• L’activité professionnelle de vos employés : certains métiers nécessitent plus de concentration et une pièce silencieuse
• Les besoins de vos salariés : certains salariés préfèrent être au contact de leurs collègues tout au long de la journée tandis que d’autres aiment le calme
• Votre budget : il est conseillé de fixer un budget par salarié en tenant compte du prix du bureau auprès des fournisseurs et du nombre de postes de travail nécessaires.

Enfin, sachez que certains centres de coworking peuvent proposer une offre qui combine les 2 types de bureaux. Vous pouvez ainsi envisager de louer des bureaux fermés pour le personnel ayant besoin de confidentialité et de calme dans leur travail (notamment parce qu’il reçoit des clients, des partenaires, etc.) et un open space pour le reste de l’équipe.

Qu’est-ce que le Kbis ?

Le Kbis est un document officiel attestant de l’existence juridique de votre entreprise. En d’autres termes, c’est ce document qui va certifier la légalité de votre boîte. Au moment de la création de votre entreprise, plus précisément lorsque vous allez faire faire son immatriculation, vous recevrez votre premier extrait Kbis. Tout enregistrement et immatriculation d’une entreprise donne lieu à la délivrance du premier exemplaire de Kbis. Ce sont les sociétés commerciales qui sont concernées par l’extrait Kbis, mais pour les entreprises individuelles et les microentreprises, il s’agit plutôt de l’extrait K. Ce sont les appellations qui diffèrent pour spécifier quelle est l’entreprise en question, mais la valeur des deux documents reste la même : attester, prouver que votre entreprise existe bel et bien aux yeux de la loi. Si vous êtes à la tête de votre entreprise, vous pouvez avoir un accès gratuit et illimité à l’extrait Kbis de votre entreprise ou de votre extrait K, selon une nouvelle réglementation en vigueur depuis début 2020. Lorsque vous projetez d’ouvrir un compte bancaire ou si vous devez acheter des marchandises chez un distributeur, pour candidater pour un appel d’offres ou pour différentes démarches administratives, on vous demandera sans faute votre extrait Kbis. Sans ce document, les partenaires hésiteront à vous faire confiance parce que c’est le document qui prouve l’existence de votre entreprise.

Comment obtenir un Kbis ?

Pour toute entreprise exerçant une activité commerciale, l’extrait Kbis est d’une très grande importance. Il s’agit de la carte d’identité détaillée de votre entreprise si vous vendez des prestations de services commerciales, par exemple si vous avez un établissement hôtelier ou une agence immobilière. L’extrait Kbis est l’équivalent d’une carte d’identité si vous faites du négoce de marchandises, que ce soit pour des professionnels ou pour des particuliers. Mais de quelle façon obtenir un extrait Kbis ? En tant que dirigeant de votre entreprise, vous pouvez vous adresser directement au greffe du tribunal de commerce par le biais du site infogreffe.fr.

À préciser que vous pouvez faire la demande d’extrait Kbis, que vous soyez une personne physique ou une personne morale (si vous êtes mandaté par l’entreprise pour le faire en son nom). Selon cet article, il vous est possible de demander un extrait Kbis en utilisant le numéro SIREN de l’entreprise.

Si vous vivez dans les régions suivantes, la seule manière de vous procurer un Kbis est de vous déplacer et vous rendre au greffe du tribunal de commerce pour faire la demande d’extrait Kbis : Guadeloupe, Guyane, Moselle, Martinique, Bas-Rhin et Haut-Rhin. Il est important également de préciser que si vous avez une entreprise individuelle ou une microentreprise, vous aurez plutôt droit à un extrait K. Mais si vous êtes un artisan, le document prouvant l’existence de votre entreprise se nomme déclaration D1.

Qu’est-ce que le numéro SIREN ?

SIREN est l’acronyme de Système d’Identification du Répertoire des Entreprises. Donc, si vous créez une société, c’est-à-dire une personne morale ou une entreprise, une personne physique, on vous attribue un numéro SIREN. C’est l’INSEE qui délivre le numéro SIREN et ce numéro ne change jamais. Tout au long de la vie de votre entreprise ou société, votre numéro restera le même. Il s’agit d’un identifiant avec 3 caractéristiques. Les voici :
– une série unique de 9 chiffres : autrement dit, aucune autre entreprise ni société n’a la même.
– c’est un numéro qui n’a rien à voir avec l’activité de l’entreprise ou société.
– il est attribué une seule fois par l’INSEE et ne sera supprimé que sous certaines conditions.

Ces conditions sont les suivantes :
– cessation d’activités ou décès s’il s’agit d’une personne physique.
– dissolution ou liquidation si c’est une personne morale.

Si vous devez faire affaire avec une entreprise qui ne dispose pas d’un numéro SIREN, méfiez-vous. En effet, cette absence signifie tout simplement que l’entreprise n’est pas immatriculée et donc, inconnue des services sociaux et fiscaux. Dans ce cas, c’est une entreprise qui opère dans l’illégalité et vous n’avez aucun intérêt à travailler avec elle. Pour connaître les entreprises immatriculées, donc possédant un numéro SIREN, rendez-vous sur le site officiel infogreffe.fr. Maintenant, pour qu’on vous attribue votre numéro SIREN, adressez-vous au Centre de Formalité des Entreprises ou CFE au moment de l’immatriculation de votre entreprise. Évidemment, de telles démarches doivent être faites en ligne. Vous devez indiquer ce numéro SIREN sur vos factures, sur les mentions légales de votre site Web, sur tous les supports et documents destinés à l’administration et au public. Que ce soit des dépliants commerciaux ou vos papiers à en-tête, brochures ou autres, ce numéro SIREN doit toujours apparaître.

Kbis et SIREN, essentiels

Le numéro SIREN rend possible l’identification de votre entreprise par l’administration, raison pour laquelle il doit apparaître sur vos devis, chaque document commercial, les Conditions Générales de Ventes, sur l’ensemble de vos déclarations fiscales et sociales, etc. Quant au Kbis, c’est le fameux document qui atteste de l’existence légale de votre entreprise. L’intégralité des informations mentionnées dans le Kbis va permettre également d’identifier votre entreprise, seulement, c’est le document qui peut être accessible à n’importe qui souhaitant en savoir plus sur votre boîte et vos activités. On peut donc dire que le numéro SIREN et l’extrait Kbis sont essentiels, pour ne pas dire incontournables pour démarrer vos activités.

Une dernière précision pour l’extrait Kbis : bien que sa durée ne soit pas limitée dans le temps, en tout cas, aucune disposition de la loi ne le prévoit, il vaut mieux avoir un extrait Kbis de moins de 3 mois. Enfin, faites attention de ne pas vous faire piéger, car il existe des personnes sans scrupule qui cherchent à vous faire payer des frais supplémentaires, et inutiles, sur le Net.

Gérer les congés et les absences

Pour pérenniser votre entreprise, il est important de garder, de motiver et de pouvoir mobiliser les salariés. C’est la raison pour laquelle la section des ressources humaines doit veiller à ce que la question de congés et d’absences soit bien gérée. Si vous avez beaucoup d’employés à gérer, le mieux est d’utiliser un logiciel RH. C’est un bon outil pour faciliter la gestion du personnel. En utilisant un programme dédié, vous allez gagner en rapidité et efficacité en ayant une vue d’ensemble des demandes, des absences ainsi que des prises de congés.

Gérer le côté social

Tout comme votre capital matériel et financier, vos ressources humaines doivent également être gérées et structurées efficacement. En effet, il est nécessaire de veiller au contrôle de la performance de l’entreprise et de trouver un équilibre entre le coût financier, la pérennité et la motivation des employés. Pour faciliter la tâche à votre équipe, la solution est d’utiliser un logiciel dédié. Avec ce dernier, vous pouvez accéder au profil des salariés en un seul clic, de consulter les fiches de paie ou même les arrêts maladie. C’est une solution pour regrouper toutes les informations de vos ressources humaines en seul endroit.

Le recrutement

Si auparavant une simple annonce a suffi à avoir un grand nombre de candidats, ce n’est plus le cas aujourd’hui. À l’ère de la technologie et de l’internet, il faut plutôt vous tourner vers les plateformes de recrutement en ligne et les réseaux sociaux. En effet, grâce au moteur de recherche, les candidats sont devenus de plus en plus sélectifs. Actuellement, pour faire face à ce défi, plusieurs entreprises adoptent de nouvelles stratégies, notamment en soignant leur image.

La question de l’intégration

Après un entretien d’embauche réussi, il reste encore beaucoup à faire pour intégrer le salarié, non seulement à son poste, mais à la grande famille de l’entreprise. D’après une enquête effectuée par Easyrecrue, une agence de recrutement, il affirme que 20 % des employés recrutés veulent démissionner de l’entreprise dès le premier jour. C’est bien souvent une erreur de la part des entreprises de privilégier l’étape de recrutement et de négliger la phase de « l’onboarding ». Pour ce faire, vous pouvez par exemple organiser des séminaires ou des journées de rencontre entre le personnel de différents services.

Création d’une communauté

À l’heure du Web 2.0, l’une des meilleures solutions pour pérenniser votre société est de créer une communauté autour de votre activité. Vous pouvez par exemple créer des pages sur les réseaux sociaux pour faire connaître votre marque. Avec une communauté bien gérée, la réussite de votre entreprise sera à la portée de main.

Se démarquer avec le service client

Bien plus d’une entreprise néglige le service client, ce qui est une erreur fatale. Le secret pour fidéliser les clients et les prospects est la proposition d’un service client efficace et de qualité. Pour cela, vous devez commencer à écouter les attentes de vos clients et les répondre.

Revoir continuellement la question de la création de valeur

La clé ici est l’amélioration continue de vos produits et prestations pour améliorer vos réputations auprès des consommateurs. La plupart du temps, l’erreur de certaines entreprises est de se contenter de vendre leur produit sans pour autant entreprendre une démarche d’amélioration. Il convient donc d’écouter les réclamations et les avis de vos différents clients en vue d’améliorer vos produits.

Savoir être créatif

Pour ne pas être dépassé, vous devez toujours trouver de nouvelles choses pour apporter une touche d’originalité à votre entreprise. En effet, vos clients et prospects sont bombardés chaque jour par des mails et des publicités. C’est la raison pour laquelle vous devez vous démener et faire preuve d’ingéniosité et de créativité pour attirer leur attention.

Asana

C’est un outil simple permettant de gérer les équipes d’un projet ainsi que les avancements des tâches sans nul besoin d’utiliser des mails. Avec la version gratuite, Asana permet de collaborer avec 15 collaborateurs dans un espace de travail dédié pour gérer les tâches et les projets. Sur l’application, chaque projet est subdivisé en plusieurs tâches.

Evernote

Evernote est l’application idéale pour centraliser toutes vos notes. L’outil prend en charge de nombreux formats à savoir HTML, textes ou encore photos. Disponible en version gratuite, vous pouvez écrire, ajouter des PDF en notes, organiser vos carnets et écrits ou même chatter avec des collaborateurs.

Subtack-logo

Subtack-logo est une plateforme en ligne pour organiser et structurer vos idées. À l’aide de cet outil, vous pouvez structurer vos projets de A à Z via un système graphique. En local ou à distance, vous pourrez toujours discuter et réfléchir sur des idées. Avec le système de sauvegarde en ligne et de synchronisation, chaque membre de l’équipe aura toujours la dernière version du Mind Mapping au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Prezi

À l’instar du fameux PowerPoint, on peut également retrouver une alternative : Prezi. Cette solution de présentation multiplateforme est accessible n’importe où et à tout moment. En effet, Prezi est un service Cloud de telle sorte que vous pouvez créer une présentation via un navigateur et la terminer sur votre Smartphone.

Trello

Avec Trello, vous aurez une visualisation des tâches à faire sous la forme d’un plateau de bord. Sur ce dernier, vous pouvez placer des petites cartes dans des listes. Selon l’usage de la carte, il est possible d’ajouter une liste de tâche, des pièces jointes, des descriptions, des commentaires et bien d’autres encore. Bref, Trello est l’outil qu’il vous faut pour organiser votre travail de manière intuitive, simple et rapide.

Intégration des nouveaux venus

Une séance de team building est parfaite pour faire une première prise de contact avec les nouveaux arrivants. C’est quelque chose que vous pouvez dire lors d’un entretien avec vos futurs employés pour qu’ils prennent conscience de l’ambiance de travail dans votre entreprise.

Renforcement de la cohésion de l’équipe

Avec les quelques heures passées avec votre équipe, vous allez partager des moments forts et des expériences inouïes. Cela va créer un sentiment d’appartenance au sein de vos employés ce qui est indispensable à la réussite de l’entreprise. Même si votre entreprise connaîtrait des échecs, vous aurez toujours une équipe soudée.

Prévention des conflits

Le team building permet entre autres de connaitre vos collègues en dehors du lieu de travail. En se côtoyant ensemble à travers des jeux ludiques, vous aurez la chance de connaitre un peu plus sur les membres de votre équipe. Vos employés seront plus à l’aise, d’autant plus si vous délaissez un peu les rapports hiérarchiques qui vous lient. Il est alors plus facile par la suite de régler les situations difficiles sans conflit.

Motivation des équipes

Ici, vous allez vous surpasser pour pouvoir atteindre les objectifs du team building. C’est le moment pour renforcer les liens entre vous et les membres de votre équipe. La séance de team building est un excellent moyen pour apprendre à avancer ensemble dans la même direction. Ceci est d’ailleurs bénéfique pour motiver vos collaborateurs dans leur travail. Chaque collaborateur sera plus conscient de son appartenance à un collectif soudé et non à une individualité.

Transmission des valeurs de l’entreprise

Pour atteindre les objectifs fixés, certaines sociétés misent sur la transmission des valeurs fondamentales qui serviront à guider les actions et la mentalité des salariés. Il est primordial de montrer de manière concrète ce que vous attendez réellement des employés que cela ne reste pas seulement des concepts. Le meilleur moyen de la faire n’est autre qu’une séance de team building.